Términos y Condiciones del Servicio

1. Partes y aceptación

Estos términos regulan el servicio CitaLoop entre TWAPPS AI Suite LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en los Estados Unidos y domiciliada en 128 Laurel Loop, Asheville, NC 28806, Estados Unidos («CitaLoop» o «nosotros»), y la clínica, el consultorio o el profesional de la odontología que lo contrata («usted» o «su clínica»).

Quien acepta declara ser mayor de edad y tener facultad para obligar a la clínica. Usted acepta al marcar la casilla de aceptación antes de pagar y completar el pago; esa aceptación electrónica es válida y obligatoria (arts. 5 y 14 de la Ley 527 de 1999). Hacen parte de estos términos la Política de Tratamiento de Datos, la Política de Cancelación y Reembolsos y los Anexos 1 y 2.

2. El servicio

CitaLoop es un software en la nube que funciona como capa administrativa para clínicas y consultorios odontológicos privados: citas en línea, confirmaciones y recordatorios, recuperación de inasistencias, seguimiento de presupuestos, recall, reactivación, solicitud de reseñas, membresías de la clínica para sus pacientes y asistentes de IA para chat y teléfono. Funciona con la marca CitaLoop sobre la plataforma de HighLevel/LeadConnector, con servidores en Estados Unidos. Cada clínica que paga recibe su propia cuenta con las funciones de su plan.

CitaLoop no presta servicios de salud ni odontológicos: no diagnostica, no da consejo médico ni odontológico, no lleva historias clínicas y no reemplaza el software clínico de su clínica, con el que convive (sección 12). Tampoco gestiona autorizaciones ni cobros ante EPS, aseguradoras u otros terceros pagadores. No es parte de las ventas entre su clínica y sus pacientes y no garantiza resultados (más citas, asistencia, ingresos o reseñas).

3. Planes

Cada plan incluye todo lo del anterior. El detalle vigente está en las páginas de cada plan de nuestro sitio; el Anexo 1 lo resume a la fecha de esta versión. Un plan puede anunciarse antes de estar a la venta: solo puede contratar los planes que nuestro sitio muestre disponibles al momento de la compra.

• Nodo: presencia y agenda en línea. Cuenta básica con sitio web, páginas, formularios, CRM, agenda y citas en línea, bandeja de mensajes (correo, chat del sitio y redes), correo, documentos para firmar y pagos. Sin automatizaciones ni plantilla.
• Scale: confirmación de cada cita y recordatorios por correo 48 horas y 2 horas antes, con enlace para reprogramar; cancelación con reprogramación; registro de asistencia; pipeline y panel de citas; IA conversacional en el chat del sitio, Instagram y Facebook, y recepción por voz con IA, con el cobro por uso del Anexo 1. No incluye WhatsApp.
• Network: WhatsApp Business integrado; empleado de IA (versión Growth); recuperación de inasistencias; seguimiento de presupuestos; recall y reactivación; solicitud de reseñas; plantilla de membresías de la clínica; campañas.
• Advance: empleado de IA ilimitado para operar la recepción en piloto automático (chat y conversaciones, recepcionista de voz que contesta llamadas una vez conectado el número de la clínica, respuestas a reseñas y redacción), enrutamiento de conversaciones, aviso cuando nadie responde, portal del paciente, reputación completa y app móvil del equipo.

Algunas funciones dependen de terceros o de pasos del alta: WhatsApp requiere número propio y aprobación de plantillas por Meta; las reseñas, conectar su Perfil de Empresa de Google; el cobro de membresías, su propia cuenta de pagos; la recepción por voz, conectar un número de teléfono; en Advance, el enrutamiento de conversaciones, el aviso cuando nadie responde y el programa de referidos se configuran con usted en el alta. Si un proveedor cambia o retira una función, podremos reemplazarla por una equivalente o ajustar el plan, con aviso previo (sección 20).

4. Alta y configuración

Tras el pago se crea automáticamente su cuenta con las funciones de su plan y, si su plan la tiene, su plantilla. La cuenta queda en verificación hasta que active su usuario con el correo que le llega de TWAPPS AI Suite. En el alta configuramos con usted los datos de la clínica y sus sedes, la zona horaria, los tipos de cita y servicios, los odontólogos y demás profesionales, la página de citas, el remitente de correo, el texto de autorización de datos de sus formularios con el enlace a su política de tratamiento de datos y, según el plan, WhatsApp, reseñas, membresías y la base de conocimiento de la IA. Las automatizaciones de su plan llegan instaladas y las activamos con usted en el alta.

Usted responde por la información que nos da y publica (precios, políticas, horarios, beneficios de membresías). Las automatizaciones base las administra CitaLoop y sus usuarios no las editan; si necesita cambios, pídalos a soporte.

Mientras no conecte un dominio propio, sus correos salen de un dominio de envío compartido que administramos, con el nombre de su clínica.

5. Cuenta y usuarios

Cada persona necesita su propio usuario, y cada odontólogo o profesional con agenda propia es un usuario. El número de usuarios de su plan es un tope fijo: para tener más, debe subir de plan. El límite de contactos, donde exista, aplica a la creación manual y a la importación.

Las credenciales son personales. Dé a cada usuario solo el acceso que necesita, retire el acceso de quien deje su equipo y avísenos de inmediato cualquier uso no autorizado. Usted responde por lo que hagan sus usuarios.

6. Precio, cobro y renovación automática

• Precio: el precio vigente publicado en nuestro sitio y en la página de pago, en dólares de EE. UU. (USD). Es el total que le cobramos: hoy no sumamos impuestos al cobro. Si una ley nos obliga a cobrar algún impuesto, le avisaremos antes de aplicarlo. No hay prueba gratis, salvo promociones.
• Moneda: el cobro lo procesa Stripe con su tarjeta. Stripe puede mostrarle el valor en la moneda de su país (por ejemplo, en pesos colombianos, COP), con la tasa de cambio del día que fija Stripe, y darle la opción de pagar en USD. Si paga en moneda local, el valor de las renovaciones en esa moneda puede variar con la tasa. Si paga en USD, su banco puede aplicar su propia tasa y cobrarle comisiones por compra internacional. Esos cargos no los cobramos ni los controlamos nosotros.
• Renovación automática: su plan mensual o anual se renueva y se cobra con su tarjeta al iniciar cada período, hasta que lo cancele.
• Complementos: si compra un complemento desde su cuenta, se cobra al precio y con la periodicidad que vea al comprarlo.
• Códigos de descuento: aplican según sus condiciones; al terminar el descuento, el plan se renueva al precio vigente.
• Cobros fallidos: podemos reintentar el cobro y le avisaremos. Si no se paga dentro de los 15 días siguientes al aviso, aplica la sección 16.
• Cambios de precio: le avisaremos con 30 días de anticipación y aplican desde su siguiente renovación; puede cancelar antes.
• Comprobantes: puede pedirnos el comprobante de cualquier cobro en frontdesk@twapps.app.

7. Cambios de plan

• Subir de plan: lo hacemos con usted. Antes de hacer el cambio le informamos el valor que se cobrará y no cobramos nada sin su aceptación. Cargamos la plantilla del nuevo plan sin borrar lo que ya tiene; si una automatización base debe actualizarse, le avisamos.
• Bajar de plan: aplica desde su siguiente renovación. Antes, deje sus usuarios dentro del tope del nuevo plan. Las funciones que el nuevo plan no incluye se apagan y lo que dependa de ellas deja de funcionar.
• De Nodo a otro plan: la plantilla del nuevo plan se carga en su misma cuenta.

8. Billetera de uso

• Los planes no incluyen crédito de uso. Los mensajes, las tarifas de WhatsApp de Meta, los SMS, correos, llamadas, números de teléfono y el uso de IA que su plan no cubra se descuentan de la billetera de su cuenta, al costo del proveedor más el margen indicado en el Anexo 1.
• La billetera se recarga automáticamente con su tarjeta cuando el saldo baja del monto que acordemos con usted en el alta. Al aceptar estos términos autoriza esas recargas.
• La plataforma no tiene un tope de gasto ni detiene el consumo automáticamente. Le recomendamos revisar su consumo cada semana en la sección de facturación de su cuenta.
• Si una recarga falla, algunos envíos pueden quedar en pausa hasta que haya saldo, incluso confirmaciones y recordatorios de cita. Eso no funciona como tope de gasto.
• Usted responde por todo el uso que generen su cuenta, sus usuarios y sus automatizaciones. Las tarifas de terceros (Meta, operadores, proveedores de IA) pueden cambiar sin que lo controlemos.
• Si no está de acuerdo con un cobro de uso, avísenos dentro de los 30 días siguientes.
• El saldo no usado al terminar se devuelve según la Política de Cancelación y Reembolsos.

9. WhatsApp y reglas de Meta

Network y Advance incluyen la integración de WhatsApp Business; Nodo y Scale no la incluyen. Usted usa su propio número y acepta las políticas de WhatsApp Business de Meta. Meta aprueba o rechaza las plantillas y puede limitar o bloquear su número; eso no depende de nosotros.

Solo puede escribir por WhatsApp a quien le dio su número y aceptó recibir sus mensajes por ese canal. Para enviar publicidad necesita un permiso aparte. Use WhatsApp solo para lo administrativo: no pida ni envíe por ese canal información clínica, resultados ni imágenes clínicas.

10. Uso aceptable y mensajes

Usted se compromete a:

• Contactar solo a quien le autorizó, por el canal autorizado, y respetar de inmediato las solicitudes de baja.
• No enviar spam, no usar listas compradas o de terceros, no suplantar a nadie y no enviar contenido ilegal, engañoso u ofensivo.
• Enviar publicidad solo por los canales, en los días y horarios y con la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023. Las automatizaciones de CitaLoop envían publicidad, como el recall y la reactivación, de lunes a sábado, de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., y mensajes de seguimiento de 8:00 a. m. a 7:00 p. m., en la zona horaria de su cuenta; las confirmaciones y los recordatorios salen según la hora de cada cita. Si envía campañas manuales o pide cambiar esos horarios, usted responde por cumplir la ley.
• Usar los textos de autorización de CitaLoop o unos equivalentes.
• Anunciar sus servicios de forma veraz y sin prometer resultados clínicos, cumpliendo las normas de ética de la odontología (Ley 35 de 1989) y de protección al consumidor (Ley 1480 de 2011).
• No ofrecer beneficios a cambio de reseñas ni publicar reseñas o testimonios falsos.

Como el dominio de envío puede ser compartido, podemos pausar envíos o funciones si hay quejas, rebotes altos o riesgo para otras clínicas, avisándole.

11. Inteligencia artificial

Las funciones de IA usan modelos de terceros y pueden equivocarse. La IA se presenta como un asistente virtual de IA de su clínica, nunca como odontólogo ni como profesional de la salud. Atiende solo lo administrativo (citas, horarios, sedes, datos de contacto y políticas) con lo que usted carga en la base de conocimiento, y pasa la conversación a una persona de su equipo, con el motivo, cuando se lo piden o ante temas clínicos, posibles urgencias, quejas, dinero (precios, presupuestos, financiación o pagos) o negociaciones.

• La IA conversacional se activa en modo sugerencia: una persona de su equipo aprueba las respuestas. Si decide que responda sola (por ejemplo, para operar la recepción en piloto automático de Advance), usted asume revisar sus respuestas con frecuencia.
• La IA propone respuestas a reseñas y su clínica las aprueba antes de publicarlas. Una respuesta pública nunca debe confirmar que alguien es su paciente ni mencionar sus tratamientos o su salud.
• El agente de voz avisa que es IA y que la llamada puede grabarse y transcribirse.
• Mantenga al día la base de conocimiento (servicios, horarios, sedes y políticas), sin contenido clínico.
• Usted responde por los mensajes que usted o su equipo aprueban o envían.

12. Regla «nada clínico»

Es una regla absoluta. CitaLoop es una capa administrativa: no es un servicio de salud ni un sistema de historia clínica, y no presta telesalud ni teleorientación (Resolución 2654 de 2019). La historia clínica (Resolución 1995 de 1999), el diagnóstico y los planes de tratamiento se quedan en el software clínico de su clínica, con el que CitaLoop convive.

• En CitaLoop no se registran historias clínicas, diagnósticos, síntomas, detalle clínico de tratamientos, odontogramas, radiografías, fotos clínicas, resultados, medicamentos ni notas clínicas: ni en campos, notas, conversaciones, archivos adjuntos, formularios, encuestas o la base de conocimiento. Para agendar basta el tipo de cita o el motivo general de la consulta.
• La IA, los formularios y los cuestionarios no diagnostican, no interpretan síntomas, no recomiendan tratamientos ni medicamentos y no prometen resultados.
• La IA nunca se presenta como odontólogo ni como profesional de la salud. Cualquier tema clínico pasa a una persona de su equipo.
• Ante una posible urgencia, la IA no da indicaciones clínicas: le pide al paciente comunicarse de inmediato con la clínica o acudir a un servicio de urgencias, y pasa la conversación a su equipo.
• Las confirmaciones y los recordatorios de cita de CitaLoop no nombran el tratamiento, y los demás mensajes no lo nombran en el asunto. Si usted cambia esos textos, responde por lo que expongan.

CitaLoop no reemplaza sus deberes como prestador de servicios de salud. Si incumple esta regla, podemos borrar ese contenido, desactivar funciones o suspender su cuenta.

13. Datos personales de sus pacientes

Para los datos de sus pacientes, su clínica es el Responsable y CitaLoop es el Encargado (Ley 1581 de 2012). Los datos de citas pueden revelar información relacionada con la salud, que la ley considera un dato sensible (arts. 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012). Por eso, su clínica debe:

• Publicar su política de tratamiento de datos.
• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de sus pacientes. Para los datos sensibles, la autorización debe ser explícita e indicar cuáles datos son sensibles y para qué se usan, y el paciente debe saber que no está obligado a autorizar su tratamiento (art. 6 del Decreto 1377 de 2013). Indíqueles también que sus datos se alojan y tratan con proveedores en Estados Unidos.
• Pedir un permiso aparte para enviar publicidad.
• Atender las consultas y los reclamos de sus pacientes.
• Tratar datos de menores solo con autorización de su representante.
• Cargar solo los datos administrativos necesarios y ningún contenido clínico (sección 12).

El Anexo 2 es el contrato de transmisión de datos entre su clínica y CitaLoop.

14. Membresías de su clínica

Las membresías son programas que su clínica ofrece a sus propios pacientes. Su clínica fija sus nombres, beneficios y precios, y es la única responsable de ellas y de cobrarlas. Si cobra membresías a sus pacientes, lo hace con su propia cuenta de pagos, conectada a su cuenta de CitaLoop, y el dinero va directo a usted. CitaLoop no recibe, retiene ni administra ese dinero ni ningún otro pago de sus pacientes a su clínica, no cobra comisión sobre ellos y no es parte de esas ventas. El portal del paciente con su marca está incluido en Advance.

Usted fija y publica las condiciones de cada membresía y responde ante sus pacientes por beneficios, cobros, facturas, impuestos, cancelaciones, retracto y reversiones de pago (Ley 1480 de 2011). También responde por que cada membresía cumpla las normas de salud que le apliquen; en particular, que no funcione como un plan voluntario de salud, de medicina prepagada o un seguro sin las autorizaciones que exige la ley.

15. Disponibilidad y terceros

Hacemos esfuerzos razonables para que CitaLoop funcione, pero no garantizamos un servicio sin interrupciones ni ofrecemos un acuerdo de nivel de servicio (SLA). El servicio depende de terceros (HighLevel, Meta, Stripe, Google, operadores y proveedores de IA), cuyas fallas o cambios no controlamos. Le avisaremos y le ayudaremos a restablecer el servicio en lo que sea razonable. Le recomendamos exportar sus contactos con regularidad y tener otro medio para confirmar sus citas si algo falla.

16. Suspensión

Podemos suspender su cuenta o algunas funciones:

• Por falta de pago, si no paga dentro de los 15 días siguientes al aviso.
• De inmediato, si incumple estos términos y hay riesgo para terceros (spam, contenido clínico, uso ilegal o contrario a las políticas de Meta), diciéndole la causa.

Durante la suspensión sus datos se conservan. Al pagar o corregir la causa, reactivamos la cuenta.

17. Cancelación y terminación

Puede cancelar cuando quiera; la cancelación aplica al final del período pagado, con las devoluciones que prevé la Política de Cancelación y Reembolsos. Podemos terminar el servicio con 30 días de aviso, o antes por incumplimiento grave.

Al terminar, tiene 30 días para exportar sus datos (por ejemplo, sus contactos en CSV). Después borramos la cuenta: queda 24 horas en estado de eliminación pendiente y luego se elimina de forma definitiva. Conservamos los datos de facturación que exija la ley.

18. Propiedad intelectual

La marca CitaLoop, sus plantillas, automatizaciones, textos y diseño son de TWAPPS AI Suite LLC o de sus licenciantes; la plataforma de base es de HighLevel. Le damos una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usarlos mientras tenga la suscripción.

Su contenido y los datos de sus pacientes son de su clínica; nos permite alojarlos y usarlos solo para prestar el servicio. Debe tener derecho sobre lo que sube (fotos, logos, textos), incluida la autorización de las personas que aparecen en sus fotos. Para publicar fotos o testimonios de pacientes necesita su autorización expresa.

19. Responsabilidad

En la medida que permita la ley:

• No respondemos por lucro cesante, pérdida de pacientes o citas, daños indirectos ni fallas de terceros (sección 15).
• No respondemos por la atención odontológica que presta su clínica, sus decisiones clínicas ni los resultados de sus tratamientos.
• Nuestra responsabilidad total se limita a lo que pagó por la suscripción en los 12 meses anteriores al hecho.
• Estos límites no aplican en caso de dolo o culpa grave (arts. 63 y 1522 del Código Civil) ni cuando la ley no los permita. Si usted es consumidor, prevalecen sus derechos irrenunciables (Ley 1480 de 2011).

Usted responde frente a nosotros por reclamos de terceros o sanciones causados por su contenido, sus mensajes, la falta de autorización de sus pacientes, el contenido clínico que cargue en CitaLoop o sus ventas.

20. Cambios a estos términos

Le avisaremos por correo los cambios importantes con 30 días de anticipación. Si no está de acuerdo, puede cancelar sin penalidad antes de que apliquen; si su plan es anual, le devolvemos los meses completos que no haya usado.

21. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Las controversias se resolverán ante los jueces competentes de Medellín, Colombia. No le obligamos a acudir a arbitraje y, si usted es consumidor, conserva su derecho a acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Antes de cualquier reclamación formal, escríbanos a frontdesk@twapps.app para buscar un arreglo directo durante 15 días hábiles.

22. Otros

Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes. Usted no puede ceder este contrato sin nuestro permiso; nosotros podemos cederlo a una empresa vinculada o sucesora, avisándole. Rige la versión en español.

23. Contacto

Soporte y datos personales: frontdesk@twapps.app · Teléfono: +1 (828) 785-2109 · Atendemos en días hábiles. Dirección: 128 Laurel Loop, Asheville, NC 28806, Estados Unidos.

Anexo 1. Planes a la fecha de esta versión (29 de septiembre de 2026)

Este es el catálogo de planes de CitaLoop. Rige siempre el precio vigente publicado en nuestro sitio y en la página de pago. Un plan puede anunciarse antes de estar a la venta (por ejemplo, como «disponible muy pronto»): la disponibilidad de cada plan es la que muestra nuestro sitio al momento de la compra.

• Sin prueba gratis en ningún plan.
• El plan anual cuesta, como máximo, lo mismo que 10 meses del plan mensual («2 meses gratis»).
• WhatsApp Business: la integración está incluida en Network y Advance; Nodo y Scale no incluyen WhatsApp. Los mensajes y las tarifas de Meta se cobran por uso desde la billetera.
• IA: en Scale, por uso (chat y voz). En Network, la versión Growth del empleado de IA del proveedor, con el cupo mensual que este fija. En Advance, la versión ilimitada (AI Employee Unlimited), sujeta a las condiciones de uso del proveedor.
• Uso que se descuenta de la billetera: costo del proveedor más 5 %, salvo el teléfono (números y minutos), que se cobra al costo en todos los planes. No se cobra a la clínica el correo en Nodo. Estas condiciones pueden cambiar con 30 días de aviso.

Anexo 2. Contrato de transmisión de datos personales

Entre su clínica («el Responsable») y TWAPPS AI Suite LLC («el Encargado»), conforme al art. 25 del Decreto 1377 de 2013 (art. 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015) y al art. 18 de la Ley 1581 de 2012. Se acepta junto con estos Términos.

1. Objeto. El Encargado trata, por cuenta del Responsable, los datos de sus pacientes (sección 3.2 de la Política de Datos), incluidos los que pueden revelar información relacionada con la salud, para alojarlos, organizarlos, agendar, enviar mensajes, operar automatizaciones y funciones de IA, dar soporte y hacer copias de seguridad, solo mientras dure la suscripción. El Responsable autoriza al Encargado a entrar a su cuenta para configurarla, dar soporte y cumplir sus instrucciones.
2. Instrucciones. El Encargado trata los datos según estos Términos, la configuración de la cuenta y las instrucciones escritas del Responsable, aplicando la política de tratamiento del Responsable y solo para las finalidades que autorizaron los titulares. Si una instrucción le parece contraria a la ley, lo avisará.
3. Obligaciones del Encargado. a) Tratar los datos conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012; b) salvaguardar la seguridad de las bases de datos, con especial cuidado de los datos sensibles; c) guardar confidencialidad, también después de terminar; d) dar acceso solo a personas autorizadas, que lo necesiten para prestar el servicio y estén obligadas a confidencialidad; e) no usar los datos para fines propios ni venderlos; f) trasladar al Responsable en 2 días hábiles las solicitudes de titulares que reciba y ayudarle a responderlas; g) actualizar, rectificar o suprimir datos cuando el Responsable lo indique, dentro de los 5 días hábiles siguientes; h) registrar las leyendas «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando corresponda; i) cumplir los demás deberes del art. 18 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la SIC.
4. Subencargados. El Responsable autoriza a los proveedores de la sección 8 de la Política de Datos. El Encargado les exigirá obligaciones equivalentes y avisará cualquier cambio con 30 días de anticipación; si el Responsable no está de acuerdo, puede terminar el servicio.
5. Transmisión internacional. El Responsable autoriza que los datos se alojen y traten en Estados Unidos y en los países donde operan los subencargados.
6. Incidentes. El Encargado avisará al Responsable sin demora, y a más tardar 72 horas después de confirmar un incidente que afecte sus datos, con la información disponible para que el Responsable pueda informar a la SIC y a los titulares.
7. Obligaciones del Responsable. Contar con autorización válida de los titulares, que cubra los datos sensibles (la de menores, por medio de su representante); tener una política publicada; dar instrucciones lícitas; no cargar contenido clínico (sección 12 de estos Términos) y atender los derechos de sus pacientes.
8. Terminación. El Responsable tiene 30 días para exportar sus datos; luego el Encargado los suprime según la sección 17, salvo los que la ley obligue a conservar. Si el Responsable lo pide, el Encargado le confirma la supresión por escrito.
9. Demostración. El Encargado entregará la información razonable que el Responsable necesite para demostrar su cumplimiento (art. 26 del Decreto 1377 de 2013).